前回の記事では、職場復帰支援における関係者の役割についてご紹介しました。
管理監督者や産業医、人事労務担当者などが適切に連携するためには、
労働者の健康情報を適切に取り扱うことが欠かせません。
職場復帰支援では、主治医の診断書や職場復帰支援プラン、面談記録など、
労働者の健康情報を取り扱う場面が数多くあります。
これらの情報は、個人情報の中でも特に慎重な取り扱いが求められる情報です。
適切に管理されなければ、本人との信頼関係が損なわれるだけでなく、
円滑な職場復帰にも影響を及ぼす可能性があります。
この記事では、厚生労働省の
「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き（以下「手引き」）」に基づき、
職場復帰支援におけるプライバシー保護の基本的な考え方と、
情報を適切に取り扱うためのポイントについて解説します。
ポイント
この記事のポイントはこちらです。
- 労働者の健康情報は必要最小限のみ取り扱う
- 健康情報の収集・提供には本人の同意を基本とする
- 情報を取り扱う人や利用範囲を明確にする
- 漏えい防止と教育・研修を行う
- 健康情報の取扱いルールをあらかじめ整備する
- 個人情報保護法などの関係法令を遵守する
プライバシー保護が重要な理由
職場復帰支援では、
- 復職診断書
- 主治医からの意見
- 面談記録
- 就業上の配慮
- 職場復帰支援プラン
など、多くの健康情報を取り扱います。
これらは労働者の健康状態や治療内容などを含む機微な個人情報であり、
特にメンタルヘルスに関する情報は慎重な取扱いが求められます。
また、同僚や管理監督者などから寄せられる「最近元気がない」「表情が暗い」といった
周囲の気づき情報についても、提供した人に関わる情報として配慮が必要です。
事業者は、安全配慮義務を果たすために必要な範囲で健康情報を活用しつつ、
労働者のプライバシーを適切に保護することが求められます。
健康情報を収集するときのポイント
健康情報は、職場復帰支援に必要な範囲に限定して収集することが原則です。
主治医や家族から情報を得る場合には、
- 利用目的
- 必要性
をあらかじめ説明し、本人の明確な同意を得た上で行います。
また、情報はできるだけ本人から提出してもらうことが基本です。
これはプライバシーを守るだけでなく、
本人と事業者との信頼関係を維持し、円滑な職場復帰につなげるためです。
さらに、収集した健康情報を第三者へ提供する場合も、
原則として本人の同意が必要です。
包括的な同意や黙示の同意ではなく、情報を提供する目的や内容を本人に説明し、
その都度、明示的な同意を得ることが望ましいでしょう。
中小企業のポイント
あらかじめ「どのような場合に、誰が、どの情報を取り扱うのか」を
就業規則や職場復帰支援プログラムなどで定め、労働者へ周知しておくと、
実際の対応がスムーズになります。
健康情報は必要な人だけが取り扱う
健康情報は、業務上必要な人だけが取り扱うことが原則です。
人事労務担当者や管理監督者、事業場内産業保健スタッフ等が、
それぞれの役割に応じて必要な範囲で情報を共有し、
業務上必要のない人が閲覧できないよう適切に管理します。
例えば、次のように情報を共有します。
- 管理監督者：就業上の配慮や業務管理に必要な情報
- 人事労務担当者：休職・復職手続きや人事管理に必要な情報
- 産業医等：医学的な判断や就業上の意見作成に必要な情報
また、メンタルヘルスに関する疾患名は誤解や偏見につながる可能性があるため、
特に慎重な取扱いが必要です。
健康情報は、取り扱う担当者や部署をあらかじめ決めて一元的に管理し、
業務上の必要性に応じて必要な情報だけを関係者へ共有できる体制を整えておく
ことが重要です。
情報漏えいを防ぐための対策
健康情報は、安全配慮義務を果たすためなど、必要な目的に限って利用します。
また、情報漏えいを防ぐことは重要ですが、
職場復帰の判断や就業上の配慮に必要な健康情報まで共有されなくなることがないよう、
適切な情報共有とのバランスを図ることも大切です。
健康情報を適切に管理する
事業者には、健康情報の漏えいを防ぐため、次のような対策が求められます。
- 書類や電子データの適切な保管
- アクセス権限の管理
- パスワードなどによる情報管理
- 健康情報を取り扱う担当者への教育・研修
また、外部機関へ業務を委託する場合には、
委託先でも適切な情報管理が行われるよう配慮することが大切です。
健康情報の取り扱いルールを整備する
健康情報の取り扱いについては、その都度判断するのではなく、
あらかじめルールを整備しておくことが重要です。
例えば、次のような事項をあらかじめ定めておくと、
適切な情報管理や円滑な職場復帰支援につながります。
- 健康情報の取り扱い
- 同意取得の方法
- 文書の様式
- 保管方法
- 関係者への情報共有の方法
これらの内容を就業規則や職場復帰支援プログラムなどで明確にし、
関係者へ周知しておくことが大切です。
中小企業では衛生委員会が設置されていない場合もありますが、
その場合でも、職場復帰支援プログラムや社内ルールとして整理しておくことで、
適切な運用につながります。
個人情報保護法などの関係法令を遵守する
健康情報を取り扱う際には、手引きだけでなく、
- 個人情報保護法
- 雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いに関する指針
- 雇用管理における健康情報の取扱いに関する留意事項
などの関係法令・指針も踏まえて対応します。
これらを理解し、適切に運用することが、
労働者の信頼を守り、安全で円滑な職場復帰につながります。
まとめ
職場復帰支援では、
健康情報を適切に取り扱い、労働者のプライバシーを保護することが欠かせません。
情報は必要最小限で収集し、本人の同意を基本として取り扱うとともに、
取り扱う人や利用範囲を明確にすることが重要です。
また、情報漏えいを防ぐための管理体制や教育・研修、社内ルールの整備を行い、
個人情報保護法などの関係法令を遵守することで、
労働者が安心して職場復帰に取り組める環境づくりにつながります。
